Kennst du das Gefühl, wenn du morgens aufwachst und schon an all die Aufgaben denkst, die heute auf dich warten? Die Wäsche muss gemacht werden, E-Mails stapeln sich, der Chef will eine Auswertung, das Kind braucht eine Einladung zum Kindergeburtstag und dann ruft auch noch die Versicherung an. Manchmal fühlt sich das Leben an wie ein riesiges To-do-Listen-Monster, das täglich gefüttert werden will. Aber was wäre, wenn du kleine, fleißige Helfer hättest, die dir einen Teil dieser Arbeit einfach abnehmen? Klingt nach Science-Fiction? Ist es aber nicht! Genau hier kommen Workflows und Agenten ins Spiel – und die können deinen Alltag und auch das Büro-Leben ziemlich auf den Kopf stellen.

Ich habe mir in den letzten Wochen den Bereich Workloads im Microsoft Foundry (ehemalig Azrue AI Foundry) geschnappt und getestet, wie dieses Tool dabei helfen kann, dem täglichen Chaos Herr zu werden. Das Ergebnis: Mit den richtigen Workflows spart ihr euch nicht nur jede Menge Stress, sondern gewinnt auch tatsächlich wieder Zeit für die Dinge, die wirklich wichtig sind. Und das Beste: Ihr braucht dafür weder Programmierkenntnisse noch monatelange Schulungen. Alles läuft per Drag & Drop – wie ein digitaler Assistent, der euch den Rücken freihält.

Stell dir vor: Eine Bande unsichtbarer Roboterhelfer

Du kannst dir Agenten wie eine Truppe unsichtbarer Roboterfreunde vorstellen. Jeder von ihnen hat eine bestimmte Aufgabe. Der eine ist der Ordnungsfanatiker und räumt immer dein Zimmer auf, sobald du das Haus verlässt. Der nächste ist super organisiert und packt dir deine Schultasche, damit du bloß nichts vergisst. Und der dritte – nennen wir ihn den Frühstücksagenten – schmiert dir schon mal das Pausenbrot, während du noch im Bad bist. Das Beste: Die Agenten sprechen sich untereinander ab, damit alles reibungslos läuft. Das ist dann dein persönlicher Workflow – wie eine Abmachung, wer wann was macht, damit dein Tag möglichst entspannt startet.

Vielleicht lachst du jetzt, aber im Grunde ist das die gleiche Idee, die auch in großen Unternehmen funktioniert. Nur dass dort die Agenten keine Brote schmieren, sondern zum Beispiel Rechnungen sortieren, Anfragen beantworten oder neue Kollegen begrüßen.

So sieht das im Büro aus

Stell dir vor, du arbeitest in einer großen Firma. Täglich trudeln Dutzende E-Mails mit Rechnungen ein. Normalerweise müsstest du jede einzelne öffnen, die wichtigen Daten raussuchen, sie ins System eintragen und dann die Rechnung weiterleiten. Ziemlich öde, oder? Jetzt kommt der Rechnungsagent ins Spiel. Dieser digitale Helfer kontrolliert jeden Morgen das Postfach, fischt sich alle Rechnungen raus, liest die Beträge, Daten und Absender aus – und trägt alles automatisch ins System ein. Du kannst derweil einen Kaffee trinken oder dich um die wirklich wichtigen Dinge kümmern.

Oder denk an den Support-Agenten. Immer wieder kommen Fragen von Kunden rein: „Wie kann ich mein Passwort ändern?“ oder „Wann kommt meine Bestellung?“ Normalerweise würdest du die E-Mails lesen, die Fragen sortieren und an deine Kollegen weitergeben. Der Support-Agent übernimmt das für dich. Er versteht, worum es in der Nachricht geht, ordnet sie dem richtigen Experten zu oder schickt – wenn’s ganz einfach ist – sogar gleich selbst eine Antwort raus.

Und dann gibt’s noch den Onboarding-Agenten. Immer wenn jemand Neues im Unternehmen anfängt, erstellt er automatisch Benutzerkonten, schickt eine Begrüßungs-Mail und informiert die Kollegen. So fühlt sich jeder direkt willkommen – und niemand vergisst, den neuen Kollegen zu begrüßen.

Das Onboarding eines neuen Mitarbeitenden könnte als Workflow wie folgt gestaltet werden:

Agent 1: Ruft die Personalstammdaten ab.
Agent 2: Erstellt die IT-Zugänge.
Agent 3: Informiert das Team und den neuen Mitarbeitenden.
Agent 4: Versendet Willkommensunterlagen.

Alle Agenten arbeiten dabei Hand in Hand, der Prozess läuft automatisch und zuverlässig ab.

Ein letzte Beispiel, das auch Kinder sofort verstehen

Stell dir vor, du planst mit Freunden eine coole Geburtstagsparty. Das klingt erstmal nach viel Arbeit: Einladungen müssen raus, der Kuchen muss gebacken werden, Luftballons wollen aufgeblasen werden und irgendwer muss noch für Musik sorgen. Jetzt stell dir vor, du hast für jede Aufgabe einen Agenten:

• Der Einladungsagent schreibt allen Freunden eine Nachricht.
• Der Backagent kümmert sich um den Kuchen.
• Der Deko-Agent pustet die Ballons auf und schmückt das Zimmer.
• Der DJ-Agent legt schon mal die Playlist an.
  
  Jeder weiß genau, was er zu tun hat, und gibt Bescheid, sobald er fertig ist. So läuft alles wie am Schnürchen. Am Ende ist die Party ein Hit – und du hattest kaum Stress!
  
  

Warum das alles genial ist

Jetzt fragst du dich vielleicht: Warum soll ich mich überhaupt mit Workflows und Agenten beschäftigen – egal ob im Büro oder privat? Ganz einfach: Sie nehmen dir den nervigen Kram ab. Du musst dich nicht mehr um alles selbst kümmern, sondern kannst dich auf das konzentrieren, was dir Spaß macht oder wirklich wichtig ist. Die Agenten werden nie müde, haben immer gute Laune und vergessen nichts. Und ein guter Workflow sorgt dafür, dass alle Aufgaben zur richtigen Zeit am richtigen Ort landen.

Noch besser: Wenn ein Agent mal nicht weiterweiß, springt der nächste ein. Und wenn sich was ändert (zum Beispiel die Party beginnt doch eine Stunde früher), passt sich der Workflow einfach an. So bleibt dein Alltag flexibel und trotzdem entspannt.

Und wie fängt man damit an?

Du musst kein Technikprofi sein, um Agenten und Workflows zu nutzen. Im Job gibt’s inzwischen viele Tools, mit denen du dir solche Abläufe zusammenklicken kannst – ganz ohne Programmieren. Und privat? Fang einfach mal gedanklich an: Überlege, welche Aufgaben du jeden Tag machst und wie du sie an eine „unsichtbare Helfertruppe“ abgeben würdest. Vielleicht entwickelst du ja deinen eigenen Workflow für den Morgen, damit du nie wieder das Pausenbrot vergisst oder zu spät zur Arbeit kommst.

Erste Schritte - Workflows definieren:

• Wer macht was, wann und wie?
• Welche Aufgaben müssen in welcher Reihenfolge erledigt werden?
• Welche Prüfungen oder Freigaben sind notwendig?
• Was passiert, wenn eine Ausnahme oder ein Fehler auftritt?
  
  

Warum ist die Orchestrierung von Agenten in Workflows so wichtig? Erst wenn Agenten orchestriert, also koordiniert und sinnvoll miteinander verknüpft werden, entfalten sie ihre volle Wirkung. Ein einzelner Agent ist nützlich, aber ein intelligenter Workflow, in dem mehrere Agenten zusammenarbeiten, macht aus einzelnen Aufgaben einen durchgehenden, effizienten Prozess.

Wie funktioniert das Ganze technisch?

Das Schöne an den Workflows in Foundry ist die Logik dahinter – sie ist einfach und nachvollziehbar:

• Trigger: Was löst den Workflow aus? Zum Beispiel eine neue Mail, ein bestimmtes Datum oder eine Aktion in SharePoint.
• Bedingung: Wann soll der Workflow aktiv werden? Zum Beispiel nur, wenn der Betreff „DRINGEND“ enthält oder der Absender ein bestimmter Kontakt ist.
• Aktionen: Was soll passieren? Task anlegen, Benachrichtigung senden, Datei speichern, etc.
• Benachrichtigung: Wer soll informiert werden und wie?
  

Hier seht Ihr, wie der Workflow die jeweiligen Bereiche abarbeitet!

Fazit

Workflows und Agenten sind wie deine persönlichen Superhelden im Alltag. Sie nehmen dir den Stress, bringen Struktur ins Chaos und sorgen dafür, dass am Ende alles klappt – egal ob im Büro, zu Hause oder bei der nächsten Geburtstagsparty. Probier’s aus, sei mutig, gib Aufgaben ab und genieße die gewonnene Zeit!

Und jetzt mal ehrlich: Welchen Agenten würdest du dir für deinen Alltag wünschen? Schreibt mich gerne an – gemeinsam bauen wir uns das Leben, das Spaß macht!

Bis zum nächsten Mal – und happy automating!
Euer AIEnabler (Joris)